Tecnologías
de Información y
Comunicación
en la Administración
Sistemas de información gerencial para
el soporte de decisiones
La
gerencia de nivel medio necesita sistemas para ayudar con las actividades de
monitoreo, control, toma de decisiones y administrativas.
Los
Sistemas de Información Gerencial (MIS) proveen a los gerentes del nivel medio reportes sobre el
desempeño actual de la organización. Esta información se utiliza para
supervisar y controlar la empresa, además de predecir su desempeño en el
futuro.
Los
MIS sintetizan e informan sobre las operaciones básicas de la compañía mediante
el uso de datos suministrados por los sistemas de procesamiento de
transacciones.
Los
MIS dan servicio a los gerentes que se interesan principalmente en los resultados
semanales, mensuales y anuales. Por lo general estos sistemas responden a las
preguntas de rutina que se especifican por adelantado y tienen un procedimiento
predefinido para contestarlas.
En
general, estos sistemas no son flexibles y tienen poca capacidad analítica. La
mayoría de los MIS usan rutinas simples, como resúmenes y comparaciones a
diferencia de los sofisticados modelos matemáticos o las técnicas estadísticas.
Los
sistemas de soporte de decisiones (DSS) brindan apoyo a la toma de decisiones que no es
rutinaria. Se enfocan en problemas que son únicos y cambian con rapidez, para
los cuales el proceso para llegar a una solución tal vez no esté por completo
predefinido de antemano. Tratan de responder a preguntas como éstas: ¿Cuál sería
el impacto en los itinerarios de producción si se duplicaran las ventas en el
mes de diciembre? ¿Qué ocurriría con nuestro rendimiento sobre la inversión si
se retrasara el itinerario de una fábrica por seis meses?
Aunque
los DSS usan información interna de los TPS y MIS, a menudo obtienen datos de
fuentes externas, como los precios actuales de las acciones o los de productos
de los competidores. Estos sistemas usan una variedad de modelos para analizar
los datos y están diseñados de modo que los usuarios puedan trabajar con ellos
de manera directa.
Tanto
los MIS como los DSS son sistemas para inteligencia de negocios (BIS).
La inteligencia de negocios es un término contemporáneo que se refiere a los
datos y herramientas de software para organizar, analizar y proveer acceso a la
información para ayudar a los gerentes y demás usuarios empresariales a tomar decisiones
más documentadas.
Las
aplicaciones de inteligencia de negocios no se limitan a los gerentes de nivel medio;
se pueden encontrar en todos los niveles
de la organización. Los sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS)
ayudan a la gerencia de nivel superior a tomar estas resoluciones. Se encargan
de las decisiones no rutinarias que requieren de juicio, evaluación y
perspectiva, debido a que no hay un procedimiento acordado de antemano para
llegar a una solución. Los ESS presentan gráficos y datos de muchas fuentes a
través de una interfaz sencilla de manejar para los gerentes de nivel superior.
A menudo la información se ofrece a los altos ejecutivos por medio de un
portal, el cual utiliza una interfaz Web para presentar contenido de negocios
personalizado e integrado.
Los
ESS están diseñados para incorporar datos sobre eventos externos, como leyes fiscales
o competidores nuevos, pero también obtienen información sintetizada
proveniente de sistemas MIS y DSS. Filtran, comprimen y rastrean datos
críticos, para mostrar la información de mayor importancia a los gerentes de
nivel superior. Dichos sistemas incluyen cada vez en mayor grado los análisis
de inteligencia de negocios para analizar tendencias, realizar pronósticos y
“desglosar” los datos para obtener mayores niveles de detalle.
Los
sistemas descritos se pueden administrar a través de: aplicaciones
empresariales o sistemas empresariales.
Las
aplicaciones
empresariales son sistemas que abarcan áreas funcionales, se enfocan en
ejecutar procesos de negocios a través de la empresa comercial e incluyen todos
los niveles gerenciales. Estas aplicaciones ayudan a los negocios a ser más
flexibles y productivos, al coordinar sus procesos de negocios más de cerca e
integrar grupos de procesos, de modo que se enfoquen en la administración
eficiente de los recursos y en el servicio al cliente.
Existen
cuatro aplicaciones empresariales importantes: sistemas empresariales, sistemas
de administración de la cadena de suministro, sistemas de administración de las
relaciones con los clientes y sistemas de administración del conocimiento. Cada
una de estas aplicaciones empresariales integra un conjunto relacionado de
funciones y procesos de negocios para mejorar el desempeño de la organización
como un todo.
Las
empresas usan sistemas empresariales, también conocidos como sistemas de
planificación de recursos empresariales (ERP), para integrar los procesos de
negocios en manufactura y producción, finanzas y contabilidad, ventas y
marketing, y recursos humanos en un solo sistema de software. La información
que antes se fragmentaba en muchos sistemas distintos ahora se guarda en un
solo almacén de datos exhaustivo, en donde se puede utilizar por muchas partes
distintas de la empresa.
